Refleksi

ORGANISASI DAN PENTADBIRAN PUSAT SUMBER

Assalamualaikum dan salam sejahtera. Sedar atau tidak kita telah sampai ke penghujung minggu iaitu minggu ke-14 di semester ini. Alhamdulillah, pada minggu ini kami diminta untuk membentangankan tugasan e-portfolio yang merangkumi semua aspek yang ada di dalam kuliah sepanjang 13 minggu ini.

Apa yang telah saya pelajari sepanjang semester ini dalam Organisasi dan Pentadbiran Pusat Sumber?

Seikhlas dari hati, ini adalah subjek paling saya suka pada semester ini. Berlainan dengan subjek yang lain, subjek ini lebih bersifat santai serta diajar oleh Dr. Hasnah yang merupakan seorang pensyarah yang banyak memberi kekuatan kepada saya dalam meneruskan perjalanan semester ini.

Pada mulanya, saya merasakan subjek ini agak membosankan kerana hanya tertumpu kepada Pusat sumber sahaja. Namun, setelah beberapa minggu saya belajar, barulah saya sedar bahawa pengurusan pusat sumber bukanlah semudah yang kita sangkakan. Ianya melibatkan orang luar sebagai pengguna. Bukan mudah untuk menguruskan pusat sumber kerana kita memerlukan pusat sumber yang menarik dari segi persekitaran,buku yang terkini serta aktiviti-aktiviti bagi menarik pengguna datang ke pusat sumber kita.

Banyak teori-teori yang boleh diaplikasikan dalam pengurusan pusat sumber ini, antaranya teori

pengurusan, teori kepimpinan serta beberapa teori yang lain. Teori ini perlu diambilberat kerana pemilihan teori akan memberi kesan kepada sesebuah pusat sumber itu.

Dari segi pengurusan pula, banyak perkara yang perlu di fikirkan. Antaranya dari segi merancang, pengurusan kewangan, pengurusan bahan bacaan (membeli, merekod, memulihara dan lain-lain) serta banyak lagi.

Bagi mengukuhkan lagi Pusat Sumber, pengurus haruslah menyediakan kursus-kursus yang sesuai kepada kakitangan agar mereka mahir dalam melaksanakan tugasan. Semua ini bukanlah satu kerja yang mudah lebih-lebih lagi kepada pusat sumber yang baru sahaja di tubuhkan.

Sekian sahaja refleksi dari saya. Semoga ilmu yang saya dapati dari subjek ini dapat saya aplikasikan kepada pembangunan pusat sumber di sekolah yang bakal saya diletakkan. terima kasih.

Communication

Komunikasi - sangat penting dalam sesebuah organisasi terutamanya dalam menyampaikan maklumat kepada kakitangan.

Tahap komunikasi:

* Tahap Komuniti

* Peringkat Syarikat

* Tahap pasukan atau kerja kumpulan

Gangguan Komunikasi :

* Beban Maklumat

* Gangguan dari luar

* Nada kurang jelas

* Lemah kemahiran mendengar

* Terlalu cepat membuat keputusan sebelum arahan diterima sepenuhnya

* Andaian yang tidak tepat

* Kekurangan kepercayaan

* Maklumat yang ingin disampaikan tidak di fahami dengan tepat

Bagaimana untuk meningkatkan komunikasi :

* Mesra

* Bijaksana

* Berbudi bahasa

* Sentiasa menunjukkan minat.

Jenis-jenis Latihan kepada Kakitangan Pusat Sumber

• A) Pengurusan bahan-bahan
   

  —Kursus Kataloging

  —Kursus Perolehan dan pemprosesan bahan-bahan pusat sumber

  —Kursus prosedur baik pulih buku dan hapus kira

  —Kursus Galakan membaca

  —Pengurusan buku stok

   
  
  
  —B) peningkatan modal insan
   

  —Kursus perkhidmatan pelanggan

  —Kursus motivasi staf – cth : Kursus Pengurusan Stress

  —Kursus Asas Komputer

  —Kursus Kepimpinan

  —Kursus Membudayakan Ilmu

   
  
  
  —C) pengurusan pentadbiran pusat sumber
   

  —Kursus Pengurusan Pentadbiran Fail

  —Kursus Pengurusan Kewangan

  —Pengurusan ABM dan bilik tayang (APD)

  —Etika bekerja – cth 5S dan 3R

  —Kursus Pengendalian Pelajar baru

  —Kursus Pengurusan program NILAM

  —Pengurusan Makmal Komputer

Budgeting & Financing

SUMBER KEWANGAN PUSAT SUMBER

1. Yuran khas pelajar

2. Sumbangan PIBG, derma dan lain-lain
3. Aktiviti PSS seperti jualan kad keahlian, denda lewat dan lain-lain

4. Peruntukan PCG

Kadar tuntutan PCG PSS

• 100 murid dan ke bawah - RM 500.00
• 101 hingga 500 murid - RM 1500 + RM 14.00
• 501 hingga 1000 murid - RM 7,100.00 + RM 13.00 seorang melebihi 500 orang
• 1000 dan ke atas - RM 13,600 + RM 12.00 seorang murid melebihi 1000 orang murid

 Penggunaan bantuan per kapita PSS

• Membeli bahan pakai habis
• Buku rujukan, ensiklopedia, perisian
• Penyelenggaraan perkakasan
• Program pendidikan pengukuhan P&P
• Program pendidikan khas integrasi

Competencies of Resource Centre Manager - Tugasan

APA ITU KEMAHIRAN?

—Satu kelompok pengetahuan berkaitan yang berhubung kait dengan prestasi pada pekerjaan,  sesuatu yang boleh diukur dengan piawaian dan boleh diperbaiki melalui latihan dan pembangunan.

—Kemahiran adalah satu tindakan, tugas atau corak tindak balas tertentu serta kebolehan dan kesanggupan yang diperkembangkan. Ini adalah satu sifat am yang bergantung kepada  faktor-faktor keturunan, persekitaran dan pembelajaran.

KEMAHIRAN

•Kemahiran  berkomunikasi

Maklumat yang disampaikan mesti jelas, ringkas, dan mudah difahami.

Menguasai kemahiran berkomunikasi secara formal dan tidak formal.

Supaya kakitangan bawahan dapat menerima arahan yang diberikan oleh pengurus dengan jelas.

Mengelakkan berlakunya miscommunication.

•Kemahiran menghormati kepelbagaian budaya

Perlu peka dan tahu akan isu sensetif setiap kaum serta budaya mereka.

Agar kakitangan selesa bekerja.

Pekerja dan pengurus akan saling hormat menghormati antara satu sama lain.

•Kemahiran menguruskan  diri sendiri

Pengurus harus bijak membahagikan masa antara bekerja dan melekukan aktiviti kendiri.

Sebagai contoh, pengurus membuat jadual harian agar masa yang diperuntukan untuk bekerja tidak

menggangu masa yang diperuntukkan untuk aktiviti harian yang lain.

Supaya dapat menyeimbangkan aktiviti antara pekerjaan dan diri.

Mengelakkan berlaku masalah tekanan dan bebanan kerja yang melampau.

• Kemahiran Perancangan dan Pentadbiran

•Memutuskan apa tugas-tugas yang perlu dilakukan, menentukan bagaimana ia boleh dilakukan

•Pengumpulan maklumat, analisis, dan menyelesaikan masalah daripada pekerja dan pelanggan

•Pengurusan masa

•Belanjawan dan pengurusan kewangan

Supaya pengurus dapat merancang aktiviti yang betul, penggunaan sumber dengan betul. Ini juga sebagai

langkah bagi memantau aktiviti yang telah atau akan dilakukan.

•   Kemahiran bekerjasama

Memastikan penglibatan setiap ahli.

Mewujudkan persekitaran yang menyokong antara satu sama lain.

Bekerjasama dalam menyelesaikan sesuatu masalah.

Kemahiran bekerjasama ini penting bagi mewujudkan hubungan yang harmoni di dalam sesebuah

organisasi.

Menjadikan organisasi lebih kukuh dan stabil.

•   Kemahiran melaksanakan aktiviti. 

Memahami bagaimana jabatan atau bahagian organisasi saling bergantung

Mengambil tindakan yang strategik untuk meletakkan pengurusan untuk berjaya.

Menentukan aktiviti yang dijalankan adalah betul.

Memastikan setiap ahli terlibat dalam melaksanakan aktiviti.

Competency of Resource Centre Manager

Pengurus sesebuah pusat sumber haruslah mempunyai kecekapan dalam bidang pengurusan. Oleh itu, beberapa perkara perlu dititikberatkan antaranya :

1. Merancang

• Merancang keseluruhan Pusat Sumber.
• Pengumpulan bahan bacaan, kakitangan, aktiviti, promosi dan lain-lain.

2. Budget dan pembiayaan

• Dalam merancang, pengurus perlu tahu untuk menggunakan sumber kewangan dengan betul 
• Merancang perbelanjaan tahunan

3. Perhubungan baik

• Hubungan baik ini penting kerana Pusat Sumber memerlukan bantuan laur dalam sumber kewangan dan sokongan.

4. Pembangunan Koleksi

• Skill ini perlu kerana penting dalam mengetahui bacaan yang sesuai untuk dibeli bagi menarik minat pengguna.
• Koleksi bahan perlulah sesuai untuk semua tahap dan terkini

5. Pengurusan koleksi

• mesti diuruskan dengan baik
• bahan boleh digunakan oleh pengguna
• semua bahan haruslah direkodkan dalam stok buku 
• diletakkan ditempat yang sesuai dan proses peminjaman haruslah direkodkan.

6. Pemeliharaan

• jika berlaku kerosakkan, haruslah dibaikpulih
• jika tidak dapat dibaikpulih, haruslah dihapuskan.

7. Penkatalogan

• untuk memudahkankan pegguna untuk mencapai bahan dan memudahkan pencarian

8. Operasi dan sistem automasi

• pengurus Pusat Sumber haruslah memberi latihan agar pekerjanya cekap dalam mengendalikan automasi yang terdapat di  pusat sumber serta memudahkan operasi

9. Pemasaran dan Promosi

• perlu diadakan bagi menarik minat pengguna terutamanya pada zaman Cyber kini.

10. Melatih pengguna mengguna Pusat Sumber

• akan memudahkan pengguna untuk mendapatkan bahan yang mereka kehendaki

11. Membangunkan modal insan kakitangan

• pekerja perlu diberi pendedahan untuk mengurus dan mengawal bahan bacaan

12. Perkhidmatan Pelanggan

• pusat sumber yang berkesan akan menyediakan pusat khidmat pelanggan bagi memudahkan pelanggan membuat aduan atau memohon bantuan.

13. Pengurusan e-sumber

• semua bahan yang boleh dipinjam secara online haruslah di uruskan dengan baik.
• pengurus perlu memastikan bahan yang boleh dipinjam adalah terkini dan boleh digunakan.